HRM-systeem kiezen: checklist met de vragen die ertoe doen

In het kort: Kies een HRM-systeem op basis van je eigen processen, niet op de demo. Leg vooraf vast welke functies je nodig hebt, controleer de AVG-afspraken en de rechtenstructuur, test de koppeling met je salarisverwerker en laat medewerkers de app proberen. Gebruik de checklist hieronder om pakketten op dezelfde punten te vergelijken.

De meeste HRM-systemen zien er in een demo goed uit. De verschillen merk je pas in de praktijk: als een leidinggevende meer ziet dan de bedoeling is, als verlofsaldo’s niet aansluiten op de cao, of als je wijzigingen alsnog handmatig moet doorgeven aan de salarisadministratie. Deze checklist helpt je die verschillen vooraf boven tafel te krijgen. Weet je nog niet precies wat een HRM-systeem doet, lees dan eerst wat een HRM-systeem is.

Stap 1: bepaal wat je echt nodig hebt

Begin niet bij de leveranciers, maar bij je eigen organisatie. Beantwoord deze vragen en zet ze op papier:

1. Hoeveel medewerkers heb je nu, en hoeveel verwacht je over twee à drie jaar?
2. Welke HR-taken kosten nu de meeste tijd of gaan het vaakst mis?
3. Wie doet je salarisadministratie: jijzelf, je boekhouder of een salarisverwerker?
4. Werk je met een cao, met afwijkende verlofregels of met roosters?
5. Hebben je medewerkers een vaste werkplek met computer, of werken ze vooral op locatie?
6. Hoeveel leidinggevenden keuren verlof en declaraties goed?

Verdeel daarna de functies in must-haves en nice-to-haves. Een must-have is iets waarvoor je een pakket afwijst als het ontbreekt.

Checklist: functies

• Digitaal personeelsdossier met contracten, documenten en historie.
• Signalering van aflopende contracten, proeftijden en verlopen documenten.
• Verlofregistratie met eigen verlofsoorten en regels die passen bij jouw arbeidsvoorwaarden of cao.
• Verzuimregistratie met taken en termijnen uit het verzuimproces.
• Onboarding- en offboardingtaken die je zelf kunt instellen.
• Digitaal ondertekenen van documenten.
• Gesprekscyclus met sjablonen voor functionerings- of ontwikkelgesprekken.
• Declaraties met foto van de bon en een goedkeuringsstroom.
• Urenregistratie of roosters, als je die nodig hebt.
• Rapportages over verzuim, verloop en bezetting.

Checklist: AVG en beveiliging

Een HRM-systeem bevat de gevoeligste gegevens in je bedrijf: BSN’s, adressen, salarissen, beoordelingen en verzuim. Neem dit onderdeel daarom serieus. Meer achtergrond vind je in ons artikel over de AVG en de verwerkersovereenkomst bij software.

• Biedt de leverancier een verwerkersovereenkomst aan en heb je die gelezen?
• Waar worden de gegevens opgeslagen: binnen de EU of daarbuiten?
• Welke subverwerkers gebruikt de leverancier, bijvoorbeeld voor hosting?
• Is inloggen met tweestapsverificatie mogelijk, en kun je die verplicht stellen?
• Wordt vastgelegd wie welke gegevens heeft bekeken of gewijzigd (logging)?
• Kun je bewaartermijnen instellen en oude dossiers automatisch laten opschonen?
• Voorkomt het systeem dat je medische gegevens vastlegt bij verzuim?
• Kan de leverancier aantonen hoe de beveiliging is geregeld, bijvoorbeeld met een certificering of beveiligingsdocumentatie?

Checklist: rechten en rollen

In een klein bedrijf ziet de eigenaar alles. Zodra er leidinggevenden bijkomen, wil je dat niet meer. Vraag daarom door op de rechtenstructuur.

• Kun je rollen maken, zoals beheerder, HR, leidinggevende en medewerker?
• Ziet een leidinggevende alleen zijn eigen team?
• Kun je per onderdeel afschermen wie salarisgegevens, BSN en beoordelingen ziet?
• Kan je boekhouder of salarisverwerker meekijken met alleen de gegevens die hij nodig heeft?
• Kun je een vervanger instellen voor goedkeuringen tijdens vakanties?

Tip: Vraag in de demo of de leverancier inlogt als ‘leidinggevende’ en als ‘medewerker’. Dan zie je meteen wat elke rol wel en niet kan zien, in plaats van dat je op een belofte moet vertrouwen.

Checklist: koppeling met de salarisverwerking

Dit is voor veel bedrijven het punt waarop een HRM-systeem tijd bespaart, of juist niet. Een koppeling die half werkt, betekent dubbel werk.

• Is er een standaardkoppeling met het salarispakket van jouw salarisverwerker of boekhouder?
• Welke gegevens gaan over: nieuwe medewerkers, contractwijzigingen, adreswijzigingen, verlof, declaraties?
• Gaat de koppeling één kant op of twee kanten op? Komen loonstroken terug in het portaal?
• Moet iemand de overdracht handmatig starten, of gaat het automatisch?
• Wie lost het op als de koppeling niet werkt: de HRM-leverancier of de salarisleverancier?
• Is de koppeling inbegrepen of kost die extra?

Bel bij twijfel je salarisverwerker. Die weet vaak uit ervaring met welke HRM-systemen het soepel loopt. Vraag ook hoe een fout in de overdracht zichtbaar wordt: krijg je een melding, of merk je het pas als een medewerker een verkeerde loonstrook ziet? Juist dat soort details bepaalt of je in de praktijk tijd wint.

Checklist: gebruiksgemak en mobiele app

• Is er een app voor iOS en Android?
• Kan een medewerker in de app verlof aanvragen, zich ziek melden, een declaratie indienen en zijn loonstrook bekijken?
• Kan een leidinggevende in de app goedkeuren?
• Is het systeem in het Nederlands, en desgewenst in het Engels voor internationale collega’s?
• Krijgen medewerkers duidelijke meldingen, zonder dat het een stortvloed aan mails wordt?
• Kan iemand zonder uitleg een verlofaanvraag doen? Laat het een collega proberen.

Checklist: de demo en de proefperiode

Een standaarddemo laat de sterke kanten zien. Jij wilt weten hoe het systeem met jouw situatie omgaat. Stuur daarom vooraf een paar scenario’s. Hoe je een demo en proefperiode het beste aanpakt, lees je in ons artikel over software testen met een demo en proefperiode.

Voorbeelden van scenario’s:

1. Een nieuwe medewerker start over twee weken: laat de hele onboarding zien, van contract tot eerste salaris.
2. Een medewerker meldt zich ziek en is na een paar weken nog niet hersteld: welke taken en signalen geeft het systeem?
3. Een medewerker gaat minder uren werken: hoe verandert het verlofsaldo en wat gaat er naar de salarisverwerking?
4. Een leidinggevende is op vakantie: wie keurt dan verlof goed?
5. Een medewerker vertrekt: hoe verloopt de offboarding en wat gebeurt er met het dossier?

Checklist: contract, kosten en support

• Wat is het prijsmodel: per medewerker per maand, per module, met een minimum?
• Zijn er opstart- of implementatiekosten, en wat krijg je daarvoor?
• Wat is de looptijd en de opzegtermijn?
• Hoe exporteer je al je gegevens als je stopt, en in welk formaat?
• Hoe is de support geregeld: telefoon, chat, mail, en binnen welke tijd?
• Is er hulp bij de inrichting en het importeren van bestaande gegevens?

Controleer de actuele prijzen op de site van de leverancier en vraag een offerte voor jouw aantal medewerkers en modules.

Vergelijk pakketten in één tabel

Zet je shortlist naast elkaar en geef per onderdeel een score. Zo voorkom je dat de laatste demo de doorslag geeft.

Een overzicht van pakketten vind je op onze vergelijkingspagina voor HRM-software. Daar staan onder meer Apployed, Emply, Buddee en HoorayHR, elk met een eigen focus en doelgroep.

Veelgestelde vragen