In het kort: boekhouden is het vastleggen van alle geldstromen van je bedrijf, zoals verkopen, inkopen, kosten en btw, zodat je weet hoe je ervoor staat en je aangiftes kunt doen. Een boekhoudprogramma doet het meeste werk automatisch via een bankkoppeling, facturen en het scannen van bonnen. Als zzp’er of klein bedrijf kies je meestal een online pakket zoals Moneybird, e-Boekhouden of Jortt; laat je de boekhouding grotendeels door een kantoor doen, dan passen pakketten als Yuki beter.
Elke ondernemer moet een administratie bijhouden. Dat is geen keuze maar een plicht, en de Belastingdienst kan er jaren later nog om vragen. Gelukkig hoef je geen boekhouder te zijn om het goed te doen. Hieronder lees je eerst wat boekhouden precies inhoudt en hoe het werkt, daarna wat een boekhoudprogramma moet kunnen en hoe de pakketten op onze site zich tot elkaar verhouden.
Wat is boekhouden en hoe werkt het?
Boekhouden betekent dat je elke financiële gebeurtenis in je bedrijf vastlegt en ordent: een factuur die je verstuurt, een betaling die binnenkomt, een rekening van je leverancier, een tankbon, een nieuwe laptop. Uit die vastleggingen maak je overzichten waarmee je je bedrijf stuurt en waarmee je aan je wettelijke verplichtingen voldoet.
De bouwstenen van een boekhouding
- Grootboek: een indeling in rekeningen, zoals omzet, inkoop, autokosten, bank, debiteuren en te betalen btw. Elke boeking komt op een of meer van die rekeningen terecht.
- Dubbel boekhouden: elke boeking heeft twee kanten, debet en credit. Verkoop je iets op rekening, dan stijgt je omzet en ontstaat er een vordering op de klant. Een boekhoudprogramma regelt die tegenboeking automatisch.
- Debiteuren en crediteuren: wie moet jou nog betalen en wie moet jij nog betalen.
- Btw: de btw op je verkopen min de btw op je inkopen, die je periodiek aangeeft bij de Belastingdienst.
- Balans en winst-en-verliesrekening: de balans laat zien wat je bezit en wat je schuldig bent; de winst-en-verliesrekening laat zien wat je over een periode hebt verdiend.
Wat houdt boekhouden in de praktijk in?
Voor een gemiddelde ondernemer bestaat boekhouden uit een vaste routine: facturen maken en versturen, bonnen en inkoopfacturen verzamelen, banktransacties koppelen aan die facturen en bonnen, controleren wie nog niet heeft betaald, en per aangifteperiode de btw-aangifte doen. Aan het eind van het jaar volgt de jaarafsluiting, waarna jij of je boekhouder de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting doet.
Daarbij gelden vaste regels. Je moet je administratie in principe 7 jaar bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Hoe je dat ook digitaal goed regelt, lees je in ons artikel over de bewaarplicht voor je administratie. Je facturen moeten aan de eisen van de Belastingdienst voldoen; die staan op een rij in factuur maken: wettelijke eisen en software. Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan verandert je btw-administratie; check de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst en overleg met je boekhouder.
Wat doet een boekhoudprogramma?
Een boekhoudprogramma neemt het handwerk uit die routine. Moderne pakketten werken online, zodat je overal kunt inloggen en je boekhouder kan meekijken. De belangrijkste functies:
- Bankkoppeling: je transacties komen automatisch binnen en het programma stelt voor bij welke factuur of kostenpost ze horen. Vergelijkbare transacties leert het herkennen.
- Facturen en offertes: je maakt facturen in je eigen huisstijl, verstuurt ze per mail met een betaallink en krijgt een seintje bij te late betaling.
- Bonnen scannen: met een app maak je een foto van een bon of stuur je een inkoopfactuur door; het programma leest bedrag, btw en leverancier uit.
- Btw-aangifte: het programma berekent de btw en maakt een aangifte die je vaak direct indient. Doe je zaken met andere EU-landen, dan helpt het ook bij de ICP-opgave.
- Rapportages: winst-en-verliesrekening, balans, openstaande posten en vaak een prognose.
- Samenwerken met je boekhouder: een eigen login voor je boekhouder of accountant, zodat je geen mappen hoeft op te sturen.
Meer over de voor- en nadelen van werken in de cloud lees je in ons artikel over online boekhouden.
Welk boekhoudprogramma past bij jouw situatie?
Startende ondernemer en zzp’er
Je wilt vooral snel facturen maken, bonnen kwijt kunnen en je btw-aangifte zonder stress doen. Een eenvoudig online pakket met bankkoppeling en app is genoeg. Let op de grenzen van instappakketten, zoals een maximaal aantal boekingen of banktransacties per maand. Uitgebreid advies voor deze groep staat in boekhoudprogramma voor zzp’ers kiezen. Twijfel je over een gratis pakket, lees dan eerst wat je bij een gratis boekhoudprogramma wel en niet krijgt.
Klein mkb met personeel of voorraad
Je hebt meer gebruikers, misschien een bv, voorraad of meerdere bankrekeningen. Kijk naar rechten per gebruiker, voorraadbeheer, meerdere administraties en koppelingen met je webshop, kassasysteem of salarisadministratie.
Ondernemer met een boekhoudkantoor
Doet een boekhoudkantoor het grootste deel van het werk, dan kiest het kantoor vaak het pakket. Jij levert bonnen en facturen aan via een app of portaal; het kantoor verwerkt en controleert. Vraag dan vooral naar gebruiksgemak aan jouw kant en naar inzicht in je cijfers.
Groeiend bedrijf met complexe processen
Werk je met projecten, productie of veel voorraad, dan loop je tegen de grenzen van een los boekhoudpakket aan. Bekijk dan of een systeem dat boekhouding met andere processen combineert beter past; zie onze vergelijking van ERP-software.
Checklist: wat moet een goed boekhoudprogramma kunnen?
- Automatische bankkoppeling met je bank(en)
- Facturen maken die voldoen aan de factuureisen, met betaallink en herinneringen
- Bonnen en inkoopfacturen scannen of doormailen, met automatische herkenning
- Btw-aangifte voorbereiden en indienen, en een ICP-opgave als je in de EU zaken doet
- Toegang voor je boekhouder of accountant
- Rapportages: winst-en-verlies, balans, openstaande debiteuren en crediteuren
- Veilige opslag in de EU, back-ups en een verwerkersovereenkomst
- Volledige export van je administratie, belangrijk voor de bewaarplicht en bij overstappen
- Mobiele app voor bonnen en facturen onderweg
- Offertes, abonnementsfacturen en automatische incasso
- E-facturen ontvangen en versturen, bijvoorbeeld in UBL-formaat
- Urenregistratie of kilometerregistratie, als je die nodig hebt
- Voorraadbeheer en koppeling met je webshop of kassasysteem
- Meerdere administraties, bijvoorbeeld voor een holding en een werkmaatschappij
Boekhoudprogramma’s vergelijken: de pakketten op een rij
Op Software Suite bespreken we zeven boekhoudprogramma’s uitgebreid. De tabel laat zien waar ze vooral bij passen. We noemen alleen het type prijsmodel; controleer de actuele prijs op de site van de leverancier.
| Pakket | Vooral geschikt voor | Sterk in | Prijsmodel |
|---|---|---|---|
| Moneybird | Zzp’ers en klein mkb | Overzichtelijke facturatie en boekhouding, rapportages, btw- en ICP-aangifte, toegang voor je accountant, lange proefperiode | Abonnement per maand, pakketten gestaffeld naar aantal banktransacties |
| e-Boekhouden | Starters, zzp en klein mkb | Veel functies, eenvoudige invulschermen, bankkoppelingen, budgetten, herinneringen; instapvariant voor starters | Abonnement per maand per administratie, in pakketten |
| Jortt | Zzp’ers en mkb die zo min mogelijk zelf willen boeken | Automatisch verwerken van banktransacties, facturen en offertes, dashboard met prognose, hulp bij btw-aangifte | Abonnement per maand, pakketten voor zzp, mkb en uitgebreid |
| Yuki | Ondernemers die met een boekhoudkantoor werken | Scannen en herkennen van documenten, geautomatiseerde verwerking, app, communicatie per document, dashboards | Licenties voor kantoren plus klantpakketten per maand; vaak via je boekhoudkantoor |
| Asperion | Mkb, ook handelsbedrijven met voorraad | Cloudboekhouden, OCR-herkenning, PortalDesk, facturatie, handelspakket met voorraad, bankkoppelingen | Per module per maand |
| Gravita | Wie offline op de eigen computer wil boekhouden | Desktopsoftware (PSU Boekhouden) voor Windows, Mac en Linux, jaarrekening, back-ups en export | Eenmalige aankoop, aanvullende modules apart |
| CASH Software | Administratiekantoren en hun klanten | Automatische verwerking, boekhoudportaal en salarisportaal voor klanten, private label, snel facturen boeken | Abonnement per maand in pakketten, losse modules extra |
De typeringen zijn gebaseerd op onze pakketpagina’s. Pakketindelingen en voorwaarden veranderen, dus kijk tijdens een proefperiode wat er nu in zit.
Welk pakket kies je? Per programma uitgelegd
Kies Moneybird als je overzicht en eenvoud zoekt als zzp’er of klein bedrijf
Moneybird combineert facturatie en boekhouding in een overzichtelijke omgeving, met rapportages over resultaat, balans, btw en debiteuren, en een eenvoudige btw- en ICP-aangifte. Je accountant kan meekijken. De lange proefperiode geeft je tijd om te testen. De pakketten verschillen vooral in het aantal banktransacties dat je per maand verwerkt, dus schat dat vooraf in.
Kies e-Boekhouden als je veel functies wilt voor een scherp abonnement
e-Boekhouden biedt een groot aantal functies, van facturen en offertes tot urenregistratie, voorraad, budgetten en herinneringen. Voor startende ondernemers was er volgens onze pakketpagina een gratis variant; de software bepaalt zelf wanneer je geen starter meer bent. Controleer de actuele voorwaarden. Het pakket is minder gelikt dan sommige concurrenten, maar functioneel breed.
Kies Jortt als je wilt dat de software zo veel mogelijk zelf doet
Jortt is ingericht op ondernemers zonder boekhoudkennis. Na het koppelen van je bank geef je bij de eerste transacties aan waar ze voor waren; daarna verwerkt Jortt vergelijkbare transacties zelf. Je maakt facturen en offertes, ziet op een dashboard hoe je ervoor staat en krijgt hulp bij je btw-aangifte. Gevorderde gebruikers vinden het soms te beperkt.
Kies Yuki als je boekhoudkantoor ermee werkt
Yuki draait om automatisering: documenten worden gescand en herkend, veelvoorkomende boekingen worden automatisch verwerkt en vragen koppel je direct aan een document. Het pakket wordt vaak via een boekhoudkantoor gebruikt. Werkt jouw kantoor met Yuki, dan lever je via de app aan en heb je zicht op je cijfers. Als losse ondernemer zonder kantoor is het minder voor de hand liggend.
Kies Asperion als je in de cloud wilt werken en voorraad hebt
Asperion werkt volledig in de cloud, met OCR-herkenning van facturen, een virtueel bureaublad (PortalDesk) voor je boekstukken, bankkoppelingen en een mobiele app. Het handelspakket voegt voorraad, inkoop en verkoop toe. Je betaalt per module, dus reken uit welke combinatie je nodig hebt.
Kies Gravita als je liever offline boekhoudt met een eenmalige licentie
Gravita levert PSU Boekhouden, software die je op je eigen computer installeert, voor Windows, Mac en Linux. Je betaalt eenmalig in plaats van maandelijks; aanvullende modules kosten extra. Zelf back-ups maken is dan jouw verantwoordelijkheid. Geschikt voor wie liever geen abonnement heeft en zijn gegevens lokaal houdt.
Kies CASH Software als je een administratiekantoor bent of daarmee werkt
CASH Software richt zich op automatisering voor administratiekantoren: een boekhoudportaal en salarisportaal voor klanten, private label en snel facturen boeken in een gesplitst scherm. Klanten en kantoor verdelen samen de taken. Let op de opzegtermijn, die volgens gebruikers langer is dan bij veel concurrenten.
Stappenplan: zo kies je een boekhoudprogramma
- Bepaal je situatie. Rechtsvorm, aantal facturen en banktransacties per maand, voorraad, personeel en of je met een boekhouder werkt.
- Vraag je boekhouder welk pakket hij ondersteunt. Samenwerken gaat soepeler als je boekhouder het programma kent.
- Maak je eisenlijst met de checklist hierboven: wat moet, wat is fijn, wat heb je niet nodig.
- Kies twee of drie pakketten en start de proefperiodes tegelijk.
- Test met een echte maand. Koppel je bank, maak een paar facturen, scan bonnen en bekijk de btw-aangifte die het programma voorstelt.
- Check de randvoorwaarden. Opzegtermijn, export van je volledige administratie, verwerkersovereenkomst en wat er gebeurt met je data als je stopt.
- Kies een logisch startmoment. Het begin van een boekjaar of een nieuw btw-kwartaal maakt de overstap het eenvoudigst. Hoe je dat aanpakt, lees je in overstappen naar een ander boekhoudprogramma.
Veelgemaakte fouten en wat het kost
Fouten die we vaak zien
- Kiezen op de laagste prijs. Een instappakket met een limiet op transacties is snel te klein, waarna je toch duurder uit bent.
- Pas boeken bij de aangifte. Wie elk kwartaal alles in één keer doet, mist fouten. Koppel transacties wekelijks.
- Privé en zakelijk door elkaar. Een aparte zakelijke rekening maakt je boekhouding veel eenvoudiger.
- Geen export bij vertrek. Je bewaarplicht loopt door als je overstapt. Exporteer je volledige administratie voordat je opzegt.
- De boekhouder niet betrekken. Overleg met je boekhouder voordat je kiest; dat voorkomt dubbel werk bij de jaarafsluiting.
Opbouw van de kosten
Bedragen noemen we niet, omdat ze per leverancier en per jaar veranderen. De kosten bestaan uit: de licentie (meestal een abonnement per maand per administratie, soms gestaffeld naar aantal transacties of boekingen, soms per module, en bij desktopsoftware een eenmalige aankoop), extra modules zoals voorraad, uren of extra gebruikers, koppelingen met je webshop, kassa of salarisadministratie, de implementatie (inrichten, beginbalans en openstaande posten overzetten) en training of hulp van je boekhouder bij de start. Reken ook de kosten van je boekhouder of accountant mee: een goed ingericht programma kan die verlagen. Controleer actuele prijzen bij de leverancier (stand oktober 2026).
Veelgestelde vragen
Wat is boekhouden in simpele woorden?
Boekhouden is het bijhouden van al het geld dat je bedrijf binnenkrijgt en uitgeeft, met de bewijsstukken erbij. Daarmee weet je wat je verdient, wie je nog moet betalen en hoeveel btw je moet afdragen. Een boekhoudprogramma zet die gegevens automatisch in de juiste overzichten.
Ben ik verplicht een boekhoudprogramma te gebruiken?
Nee, je bent verplicht een administratie bij te houden en te bewaren, maar niet om daar software voor te gebruiken. In de praktijk bespaart een boekhoudprogramma veel tijd en voorkomt het fouten. Het maakt ook het bewaren van je administratie eenvoudiger.
Kan ik als zzp’er zelf mijn boekhouding doen?
Ja, veel zzp’ers doen hun dagelijkse boekhouding en btw-aangifte zelf met een online programma. Voor de jaarafsluiting en de aangifte inkomstenbelasting schakelen sommigen een boekhouder in. Twijfel je over fiscale keuzes, overleg dan met je boekhouder.
Is een gratis boekhoudprogramma genoeg?
Voor een starter met weinig transacties kan dat volstaan. Gratis varianten hebben vaak beperkingen in functies, aantallen of looptijd. Let vooral op of je je administratie volledig kunt exporteren als je later overstapt.
Hoe lang moet ik mijn boekhouding bewaren?
De fiscale bewaarplicht is in principe 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar. Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang die volledig en leesbaar blijft gedurende die hele periode.