ERP-selectie en pakket van eisen: zo kies je het juiste ERP

In het kort: Een goede ERP-selectie begint met een pakket van eisen waarin je je processen beschrijft en elke eis prioriteert, bijvoorbeeld met de MoSCoW-methode. Daarna maak je een longlist, brengt die terug tot twee of drie kandidaten, laat hen een scriptdemo met jouw processen geven en bel je referenties. Leg in het contract afspraken vast over data-eigendom, exit en servicevoorwaarden.

Een ERP-systeem gaat vaak jaren mee en raakt bijna elk proces in je bedrijf. Een verkeerde keuze kost niet alleen licentiegeld, maar vooral tijd, frustratie en een tweede implementatie. Toch kiezen veel mkb-bedrijven op basis van een gelikte demo of een goed gesprek met een verkoper. Dit stappenplan helpt je om gestructureerd en onderbouwd te kiezen. Weet je nog niet zeker of ERP bij je past, lees dan eerst wat ERP-software is.

Stap 1: stel een selectieteam samen

ERP is geen IT-project, maar een bedrijfsproject. Stel een klein team samen met iemand uit elke belangrijke afdeling: verkoop, inkoop of magazijn, productie of projecten, en financiën. Wijs één projectleider aan die de knopen doorhakt en de planning bewaakt.

Spreek vooraf af hoe je beslist. Wie heeft de laatste stem? Wat gebeurt er als afdelingen het oneens zijn? Dat voorkomt dat de selectie halverwege vastloopt.

Stap 2: breng je processen in kaart

Voordat je eisen opschrijft, moet je weten hoe het werk nu loopt en waar het knelt. Beschrijf per hoofdproces de stappen, de betrokkenen en de gebruikte systemen.

• Order tot cash: van offerte of order tot levering, factuur en betaling.
• Inkoop tot betaling: van behoefte tot bestelling, ontvangst en betaling van de factuur.
• Productie of projecten: van werkvoorbereiding tot nacalculatie.
• Voorraad: ontvangst, opslag, picken, inventarisatie.
• Financiën en rapportage: boekhouding, btw, managementinformatie.

Noteer bij elk proces wat goed gaat en wat beter moet. Die knelpunten worden je belangrijkste eisen.

Stap 3: schrijf het pakket van eisen

Een pakket van eisen beschrijft wat het nieuwe systeem moet kunnen. Formuleer eisen als concrete situaties, niet als vage wensen. “Goed voorraadbeheer” zegt niets; “voorraad per magazijnlocatie, met reserveringen op openstaande orders” kun je toetsen.

Geef elke eis een prioriteit. De MoSCoW-methode werkt daarvoor goed:

• Must have: zonder dit valt het pakket af.
• Should have: belangrijk, maar er is een tijdelijke oplossing mogelijk.
• Could have: fijn als het kan, geen reden om te kiezen of af te wijzen.
• Won’t have (nu): bewust buiten de scope van deze selectie.

Voorbeeld: deel van een pakket van eisen

Naast functionele eisen neem je ook niet-functionele eisen op: cloud of eigen server, beveiliging, beschikbaarheid, koppelingen via een API, AVG en support. De afweging tussen cloud en eigen installatie lees je in ons artikel over SaaS of on-premise.

Tip: Houd het aantal must-haves beperkt. Als alles een must is, valt elk pakket af of wordt elk pakket goedgekeurd. Twintig tot dertig echte must-haves is voor een mkb-selectie vaak al ruim.

Stap 4: van longlist naar shortlist

1. Maak een longlist van zes tot tien pakketten. Kijk naar pakketten voor jouw branche en naar bredere mkb-pakketten. Op onze vergelijkingspagina voor ERP-software vind je een overzicht, van branchegerichte oplossingen tot bredere pakketten zoals Unit4.
2. Toets op knock-outcriteria. Valt een pakket af op een must-have, ondersteunt het je branche niet of past het niet bij je omvang? Dan van de lijst.
3. Stuur het pakket van eisen naar de overgebleven leveranciers. Vraag per eis of het standaard kan, met configuratie, met maatwerk of niet.
4. Vraag een indicatie van het prijsmodel en de implementatie. Licentie, implementatiedagen, koppelingen en doorlopende kosten.
5. Breng terug tot twee of drie kandidaten. Meer scriptdemo’s is voor een mkb-bedrijf niet te behappen.

Let bij de antwoorden op het verschil tussen “standaard” en “maatwerk”. Maatwerk kost niet alleen geld bij de implementatie, maar maakt ook updates duurder en de afhankelijkheid van de leverancier groter.

Stap 5: de scriptdemo

Bij een scriptdemo bepaal jij wat de leverancier laat zien, in plaats van de standaardpresentatie. Je stuurt vooraf een script met jouw scenario’s en, liefst, een paar echte artikelen, klanten en orders.

Een voorbeeldscript voor een groothandel:

1. Een vaste klant bestelt via de webshop tien artikelen, waarvan er twee niet op voorraad zijn.
2. Toon hoe de klantspecifieke prijs wordt toegepast en hoe de backorder wordt afgehandeld.
3. Laat het bestelvoorstel zien voor de ontbrekende artikelen en de inkooporder naar de leverancier.
4. Laat de ontvangst van de goederen en de levering van de backorder zien.
5. Toon de factuur, de betaling via de bankkoppeling en het afletteren.
6. Laat de margeanalyse van deze klant over het afgelopen kwartaal zien.

Laat het hele selectieteam meekijken en scoor elk onderdeel direct na de demo, op hetzelfde scoreformulier. Let er ook op of de leverancier het script volgt of steeds terugvalt op de eigen presentatie.

Stap 6: referenties en gesprekken

Vraag elke kandidaat om twee of drie referenties van vergelijkbare bedrijven: zelfde branche, vergelijkbare omvang. Bel ze zelf en stel concrete vragen:

• Hoe lang duurde de implementatie, en hoe verhield dat zich tot de planning?
• Viel het budget mee of tegen, en waardoor?
• Hoe goed was de projectbegeleiding van de leverancier of implementatiepartner?
• Hoe snel en goed reageert de support nu het systeem draait?
• Hoeveel maatwerk is er gebouwd, en hoe gaan updates?
• Wat zou je achteraf anders doen?

Spreek ook met de mensen die jouw implementatie gaan doen, niet alleen met de verkoper. De klik met het projectteam bepaalt voor een groot deel het succes.

Stap 7: contractpunten die je niet mag vergeten

Het contract bepaalt wat je kunt doen als het tegenvalt. Laat het bij twijfel juridisch nakijken, maar controleer in elk geval deze punten:

Meer over de privacyafspraken lees je in ons artikel over de AVG en de verwerkersovereenkomst.

Stap 8: kies en leg de keuze vast

Zet de scores van de offertes, scriptdemo’s, referenties en contractvoorwaarden naast elkaar. Weeg de must-haves het zwaarst en kijk naar de totale kosten over meerdere jaren, inclusief implementatie en interne tijd, niet alleen naar de licentie. Leg de keuze en de onderbouwing vast. Dat helpt bij de implementatie, als later de vraag komt waarom een bepaalde eis niet is meegenomen. Controleer actuele prijzen altijd in de offerte of op de site van de leverancier.

Veelgestelde vragen