SaaS of on-premise: welke software past bij jouw bedrijf?

In het kort: Bij SaaS huur je software die de leverancier in de cloud beheert; je betaalt doorlopend en hebt geen eigen server nodig. Bij on-premise installeer je de software op je eigen hardware: meer controle en maatwerk, maar ook meer verantwoordelijkheid voor beheer en beveiliging. Voor de meeste kleine en middelgrote bedrijven is SaaS de praktische standaard, tenzij je specifieke eisen hebt aan maatwerk, koppelingen met machines of de plek waar je gegevens staan.

Bijna elk nieuw boekhoud-, CRM- of HRM-pakket wordt tegenwoordig als SaaS aangeboden. Toch is on-premise niet verdwenen, vooral niet bij ERP, in de productie en bij organisaties met strenge eisen aan hun gegevens. De keuze heeft gevolgen voor je kosten, je IT-beheer en je afhankelijkheid van de leverancier. Hieronder zetten we de verschillen eerlijk op een rij.

Wat is het verschil?

SaaS (Software as a Service) betekent dat je software gebruikt via de browser of een app, terwijl de leverancier de servers, updates, back-ups en beveiliging van het platform regelt. Je neemt een abonnement, meestal per gebruiker per maand of per administratie. Online boekhoudprogramma’s zijn een bekend voorbeeld; zie ook online boekhouden.

On-premise betekent dat de software draait op servers die jij beheert: in je eigen pand of in een datacenter waar je ruimte huurt. Je koopt vaak een licentie, soms met een jaarlijks bedrag voor onderhoud en updates. Jij of je IT-partner zorgt voor installatie, updates, back-ups en beveiliging.

Daartussen zitten mengvormen. Denk aan private cloud, waarbij de leverancier een aparte omgeving alleen voor jou beheert, of hosting waarbij een IT-partner on-premise software voor je draait in een datacenter.

Voor- en nadelen naast elkaar

Kostenstructuur: abonnement tegenover investering

Het grootste praktische verschil zit in hoe je betaalt. Bij SaaS zijn de kosten voorspelbaar en spreid je ze over de tijd. Je betaalt niet voor servers, en updates zitten in de prijs. Daar staat tegenover dat je blijft betalen zolang je het pakket gebruikt, en dat de leverancier de prijs kan aanpassen binnen wat het contract toestaat.

Bij on-premise betaal je meer aan het begin: licenties, een server, installatie. Daarna komen onderhoudscontracten, vervanging van hardware na een aantal jaren, stroom, back-upvoorzieningen en de uren van je IT-beheerder. Die verborgen posten worden vaak vergeten als iemand zegt dat on-premise “na een paar jaar goedkoper is”.

Vergelijk daarom altijd de totale kosten over vijf jaar, met alle posten erin. Controleer de actuele prijzen bij de leverancier, en vraag bij on-premise ook naar de kosten voor upgrades naar een nieuwe versie. Hoe je zo’n vergelijking opzet, staat in het stappenplan voor bedrijfssoftware kiezen.

Beveiliging: wie doet wat?

Een veelgehoorde gedachte is dat gegevens op je eigen server veiliger zijn. Dat hoeft niet. Een serieuze SaaS-leverancier heeft doorgaans meer beveiligingskennis, monitoring en redundantie dan een klein bedrijf met één server in de meterkast. Aan de andere kant ben je bij SaaS afhankelijk van hoe goed de leverancier het doet, en is een groot platform ook een aantrekkelijker doelwit.

Het helpt om in verantwoordelijkheden te denken:

• Bij SaaS beveiligt de leverancier de servers, het platform en de back-ups. Jij blijft verantwoordelijk voor sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie, de juiste toegangsrechten en het tijdig intrekken van accounts van vertrokken medewerkers.
• Bij on-premise ben jij verantwoordelijk voor alles: updates en beveiligingspatches, firewall, back-ups op een tweede locatie, fysieke beveiliging en herstel na een storing of ransomware.

Vraag een SaaS-leverancier naar beveiligingscertificeringen zoals ISO 27001, waar de back-ups staan en hoe vaak ze worden gemaakt. Bij on-premise vraag je jezelf af: wie installeert de beveiligingsupdates, en hebben we het terugzetten van een back-up ooit getest?

Tip: Zet tweestapsverificatie aan voor elk SaaS-pakket dat het ondersteunt, vooral voor beheerdersaccounts. Een gestolen wachtwoord is in de praktijk een veel groter risico dan een inbraak bij de leverancier.

Maatwerk en koppelingen

On-premise biedt meer ruimte voor maatwerk: aanpassingen in de software zelf, directe koppelingen met machines, scanners of andere lokale systemen, en eigen rapportages rechtstreeks op de database. Voor productiebedrijven en organisaties met unieke processen kan dat doorslaggevend zijn.

Die vrijheid heeft een prijs. Maatwerk moet bij elke update opnieuw worden getest en soms aangepast. Daardoor blijven bedrijven vaak jarenlang op een oude versie hangen, met beveiligingsrisico’s als gevolg.

SaaS is meer gestandaardiseerd. Je past aan via instellingen, extra velden en koppelingen via een API of een koppelplatform. Dat is beperkter, maar je blijft automatisch up-to-date. Lees meer over koppelen in slimmer werken met applicatie-integratie (iPaaS). Is je proces echt uniek, dan kan ook maatwerksoftware een optie zijn.

Vendor lock-in en data-export

Vendor lock-in betekent dat overstappen naar een andere leverancier zo lastig of duur is, dat je feitelijk vastzit. Dat risico bestaat bij beide modellen, maar het voelt anders.

Bij SaaS staan je gegevens bij de leverancier. Stopt je abonnement, dan verlies je na een bepaalde tijd de toegang. Daarom is het cruciaal om vooraf te weten:

• Welke gegevens je kunt exporteren: alleen stamgegevens, of ook historie, documenten en bijlagen?
• In welk formaat: CSV, Excel, XML of een ander open formaat dat een ander pakket kan inlezen?
• Of er een auditfile (XAF) beschikbaar is voor de financiële administratie.
• Hoe lang je na opzegging nog toegang hebt om alles veilig te stellen.
• Hoe je voldoet aan de fiscale bewaarplicht van zeven jaar als je overstapt.

Bij on-premise staan de gegevens op je eigen server, maar ze zitten vaak in een databaseformaat dat alleen de originele software goed begrijpt. Eigen server betekent dus niet automatisch dat overstappen eenvoudig is.

Welke keuze past bij jou?

Gebruik deze vuistregels als vertrekpunt:

1. Zzp’er of klein team zonder eigen IT: kies SaaS. Je hebt geen tijd of kennis om servers te beheren, en dat hoeft ook niet.
2. Mkb met standaardprocessen: SaaS ligt voor de hand. Let goed op koppelingen en exportmogelijkheden.
3. Productie, machines of veel lokale apparatuur: overweeg on-premise of een hybride oplossing, zeker als systemen ook zonder internet moeten blijven werken.
4. Strenge eisen aan datalocatie of branche-eisen: kijk of een SaaS-leverancier met opslag binnen de EU volstaat, of dat je on-premise of private cloud nodig hebt.
5. Veel maatwerk en een eigen IT-afdeling: on-premise kan passen, mits je updates en beveiliging structureel regelt.

Twijfel je, laat dan een onafhankelijke IT-partner meekijken naar je specifieke situatie.

Veelgestelde vragen