Gratis boekhoudprogramma: wat krijg je wel en wat niet?

In het kort: Een gratis boekhoudprogramma is prima om mee te beginnen als je weinig facturen stuurt en geen bankkoppeling nodig hebt. Bijna altijd zit er een grens aan: een maximum aantal facturen of boekingen, minder functies of reclame voor betaalde onderdelen. Zodra je meer tijd kwijt bent aan handwerk dan een abonnement kost, loont betaald.

Gratis is voor een starter een logisch vertrekpunt. Je weet nog niet hoeveel omzet je gaat draaien en elke vaste last is er één. Toch is gratis boekhouden zelden helemaal gratis: je betaalt met beperkingen, met tijd of later met een overstap. Hieronder zie je wat je realistisch kunt verwachten en waar de risico’s zitten.

Waarom bestaan gratis boekhoudprogramma’s?

Een softwareleverancier moet ergens van leven. Als het programma gratis is, verdient de aanbieder op een andere manier. Wie dat verdienmodel kent, weet ook waar de beperkingen zitten.

Geen van deze modellen is verkeerd. Het gaat erom dat je vooraf weet in welk model je stapt, zodat je niet verrast wordt als je administratie groeit.

Wat krijg je meestal wél gratis?

• Facturen maken: vaak met een eenvoudig sjabloon en een beperkt aantal facturen per maand.
• Handmatig inkomsten en uitgaven boeken: je typt je bankmutaties zelf in of importeert een bestand.
• Een eenvoudig overzicht: omzet, kosten en soms een globaal btw-overzicht.
• Relatiebeheer in basisvorm: een lijst met klanten en hun gegevens.

Voor iemand die een paar facturen per maand stuurt en weinig kosten heeft, kan dat genoeg zijn.

Wat krijg je meestal níét gratis?

Dit zijn de functies die bij gratis varianten vaak ontbreken of beperkt zijn. Het zijn juist de functies die het meeste tijd besparen.

• Automatische bankkoppeling. Zonder koppeling typ of importeer je elke transactie zelf.
• Bonnetjes scannen met herkenning. Een foto maken en het pakket het bedrag laten herkennen, zit vaak in een betaald abonnement.
• Btw-aangifte die direct wordt ingediend. Gratis krijg je hooguit een overzicht.
• Automatische betalingsherinneringen. Handmatig achter openstaande facturen aan zitten kost tijd.
• Toegang voor je boekhouder. Soms kan een extra gebruiker alleen in een betaalde versie.
• Support. Bij gratis varianten is hulp vaak beperkt tot een kennisbank of forum.
• Uitgebreide export. Een complete export, zoals een auditfile, is niet altijd beschikbaar in de gratis versie.

Tip: Lees de vergelijkingstabel van het abonnement altijd helemaal, inclusief de kleine lettertjes onderaan. Daar staat vaak dat de bankkoppeling, extra bankrekeningen of de export pas vanaf een hoger abonnement beschikbaar zijn.

Het grootste risico: je gegevens

Je bent wettelijk verplicht je administratie zeven jaar te bewaren, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Dat geldt ook als je ooit stopt met een gratis programma, als de aanbieder de gratis versie beëindigt of als het bedrijf ophoudt te bestaan. Je administratie moet dan nog steeds leesbaar en controleerbaar zijn. Meer daarover lees je in ons artikel over de bewaarplicht voor je administratie.

Stel daarom vóórdat je begint deze vragen:

• Kan ik al mijn boekingen exporteren, bij voorkeur als auditfile (XAF) en als spreadsheet?
• Kan ik al mijn facturen in één keer als pdf downloaden?
• Worden geüploade bonnetjes mee-geëxporteerd, of blijven die in het systeem achter?
• Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik opzeg of als de gratis versie stopt?
• Waar staan de gegevens opgeslagen en is er een verwerkersovereenkomst volgens de AVG?
• Kan ik na opzegging nog een tijd inloggen om gegevens op te halen?

Is het antwoord op de eerste drie vragen nee, dan zit je eigenlijk vast. Dat maakt gratis op termijn duur.

Gratis of betaald: een rekensom in tijd

De vraag is niet of een betaald pakket geld kost, maar of het je meer oplevert dan het kost. De grootste post is je eigen tijd. Reken het eens na:

1. Tel je transacties per maand. Hoeveel bankmutaties, facturen en bonnetjes verwerk je?
2. Schat de tijd per transactie. Handmatig invoeren en controleren kost al snel een paar minuten per regel.
3. Vermenigvuldig met je uurtarief. Dat is wat de handmatige verwerking je eigenlijk kost.
4. Vergelijk met het abonnement. Kijk op de site van de leverancier wat het abonnement met bankkoppeling kost en zet dat ertegenover.
5. Tel de risico’s mee. Fouten in je btw-aangifte, vergeten herinneringen en een late overstap kosten ook geld.

Bij een handvol transacties per maand wint gratis vaak. Zodra je wekelijks een uur kwijt bent aan overtypen, is een betaald pakket meestal snel terugverdiend.

Voor wie is gratis een goede keuze?

Zo begin je slim met een gratis pakket

1. Kies een pakket met een betaalde versie bij dezelfde aanbieder. Groei je, dan upgrade je binnen hetzelfde systeem en hoef je niet over te stappen.
2. Gebruik een aparte zakelijke rekening. Dat houdt je boekhouding overzichtelijk, ook zonder bankkoppeling.
3. Exporteer elk kwartaal. Download na elke btw-aangifte je boekingen en facturen en bewaar ze op een eigen plek.
4. Zet een evaluatiemoment in je agenda. Kijk aan het eind van elk jaar of de gratis versie nog past.
5. Stap over aan het begin van een boekjaar. Wil je naar een betaald pakket bij een andere aanbieder, volg dan een stappenplan voor overstappen en doe het bij voorkeur per 1 januari.

Wil je weten welke betaalde pakketten er zijn en waar ze in verschillen? Bekijk dan onze vergelijking van boekhoudsoftware. Twijfel je nog welke functies je echt nodig hebt, lees dan eerst hoe je een boekhoudprogramma voor zzp’ers kiest.

Veelgestelde vragen