Factuur maken: wettelijke eisen en hoe software je helpt

In het kort: Op een factuur moeten onder meer een uniek, doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, naam en adres van jou en je klant, je btw-id en KVK-nummer, een omschrijving van wat je levert en het btw-tarief en btw-bedrag staan. Bij verlegde btw komen daar het btw-id van je klant en de vermelding ‘btw verlegd’ bij. Factuursoftware vult de vaste gegevens automatisch in en bewaakt de nummering.

Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor de Belastingdienst is het het document waarmee je klant de btw kan aftrekken en waarmee jij je omzet verantwoordt. Ontbreekt er iets, dan kan je klant in de problemen komen bij een controle, en dat valt uiteindelijk op jou terug. Hieronder vind je de eisen overzichtelijk op een rij. De Belastingdienst heeft het laatste woord: controleer bij bijzondere situaties altijd de actuele regels op belastingdienst.nl.

Verplichte gegevens op een factuur

Deze gegevens moeten op een gewone factuur aan een zakelijke klant staan.

Extra vermeldingen in bijzondere situaties

Btw verlegd

Bij sommige leveringen en diensten betaalt niet jij maar je klant de btw. Dat geldt bijvoorbeeld bij diensten aan ondernemers in een ander EU-land en in een aantal binnenlandse situaties, zoals bepaalde onderaanneming in de bouw. Op de factuur vermeld je dan:

• de tekst ‘btw verlegd’;
• het btw-identificatienummer van je klant;
• geen btw-bedrag, maar wel het bedrag exclusief btw.

Levering aan een ondernemer in een ander EU-land

Bij een intracommunautaire levering van goederen vermeld je het btw-id van je klant en dat het gaat om een intracommunautaire levering. Controleer het btw-id van je klant vooraf via de controlemogelijkheid van de Europese Commissie (VIES).

Kleineondernemersregeling (KOR)

Maak je gebruik van de KOR, dan breng je geen btw in rekening. Op je factuur staat dan geen btw-bedrag. Vermeld duidelijk dat je vrijgesteld bent van btw op grond van de KOR. Welke vereenvoudigingen er precies voor KOR-ondernemers gelden, verschilt per situatie: kijk op de site van de Belastingdienst of overleg met je boekhouder.

Vrijgestelde prestaties en margeregeling

Lever je diensten die vrijgesteld zijn van btw, of werk je met de margeregeling (bijvoorbeeld bij gebruikte goederen), dan gelden er eigen vermeldingen op de factuur. Zoek die situatie specifiek op bij de Belastingdienst.

Vereenvoudigde factuur

Voor kleine bedragen en in enkele andere situaties mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken met minder gegevens. De voorwaarden daarvoor staan op de site van de Belastingdienst.

Tip: Zet een vast blok met al je bedrijfsgegevens (naam, adres, KVK-nummer, btw-id, IBAN) in de voet van je factuursjabloon. Dan kun je die nooit meer vergeten.

Wanneer moet je factureren?

Als btw-ondernemer moet je een factuur uitreiken aan zakelijke klanten. Doe dat uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen, maar er zijn uitzonderingen; controleer dat bij de Belastingdienst als je veel aan particulieren levert.

Een betaaltermijn is geen wettelijke factuureis, maar zet hem er wel op. Heb je met een zakelijke klant niets afgesproken, dan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Vermeld je termijn en je IBAN duidelijk, met het factuurnummer als betalingskenmerk. Dat maakt het voor je klant makkelijk om op tijd te betalen en voor jou om de betaling straks aan de juiste factuur te koppelen.

Een fout op een verstuurde factuur verbeter je niet door hem aan te passen. Je stuurt een creditfactuur die verwijst naar de oorspronkelijke factuur, en daarna een nieuwe, correcte factuur.

Checklist: klopt je factuur?

• Het factuurnummer is uniek en sluit aan op de vorige factuur.
• De factuurdatum en de leverdatum (als die afwijkt) staan erop.
• Je eigen naam, adres, KVK-nummer en btw-id staan erop.
• De naam en het adres van je klant zijn volledig.
• Elke regel heeft een duidelijke omschrijving, hoeveelheid en eenheidsprijs exclusief btw.
• Het btw-tarief en het btw-bedrag kloppen.
• Bij verlegging: ‘btw verlegd’ en het btw-id van je klant.
• Bij KOR: geen btw en een duidelijke vermelding van de vrijstelling.
• Je betaaltermijn en IBAN staan erop, zodat je klant weet hoe en wanneer hij betaalt.

Hoe factuursoftware je helpt

Je kunt een factuur in een tekstverwerker maken, maar dan moet je alles zelf bewaken. Factuursoftware of een boekhoudprogramma met facturatie neemt een groot deel daarvan over.

Daarnaast kun je vaak een betaallink toevoegen, periodieke facturen automatisch versturen en offertes met één klik omzetten in een factuur. Steeds meer pakketten ondersteunen ook e-facturen in een gestructureerd formaat zoals UBL, die je klant direct in zijn eigen boekhouding kan inlezen.

Facturatie zit in vrijwel elk online boekhoudpakket, zoals Moneybird. Op onze vergelijkingspagina voor boekhoudsoftware zie je welke pakketten er zijn. Ben je zzp’er, lees dan ook hoe je een boekhoudprogramma voor zzp’ers kiest.

Facturen bewaren

Je verkoopfacturen en de facturen die je ontvangt, vallen onder de bewaarplicht van zeven jaar. Een digitale factuur bewaar je digitaal. Software doet dat automatisch, maar zorg dat je de facturen kunt exporteren als je ooit van pakket wisselt. Lees meer in ons artikel over de bewaarplicht voor je administratie.

Veelgestelde vragen