Je pc naar de reparateur: back-up, privacy en afspraken

In het kort: Maak voordat je je computer wegbrengt een actuele back-up, zoek je BitLocker- of andere herstelsleutel op en bescherm je privacy, bijvoorbeeld met een apart account voor de reparateur. Neem de oplader en relevante accessoires mee en leg op de werkbon vast wat het defect is, wat de reparatie maximaal mag kosten zonder overleg en of je gegevens behouden moeten blijven.

Een computer naar de reparateur brengen voelt als een simpele handeling: apparaat afgeven, wachten, ophalen. Toch gaat er regelmatig iets mis wat had kunnen worden voorkomen. Gegevens zijn weg na een herinstallatie, een versleutelde schijf is niet meer te openen omdat niemand de herstelsleutel heeft, of er ontstaat discussie over de rekening. Een kwartier voorbereiding voorkomt veel ellende.

Stap 1: maak een back-up

Ga er bij elke reparatie van uit dat je gegevens kunnen verdwijnen. Een reparateur moet soms de schijf vervangen of Windows opnieuw installeren, en een defecte schijf kan tijdens het onderzoek verder achteruitgaan. Een goede reparateur vraagt vooraf wat er met je data mag gebeuren, maar de verantwoordelijkheid voor een back-up ligt bij jou.

1. Kopieer je bestanden naar een externe schijf of naar je cloudopslag. Denk aan documenten, foto’s, het bureaublad en de downloadmap.
2. Controleer synchronisatie: gebruik je OneDrive, Google Drive, Dropbox of iCloud, check dan of alles echt gesynchroniseerd is en niet alleen lokaal staat.
3. Vergeet de onzichtbare gegevens niet: lokaal opgeslagen e-mail (zoals een Outlook-gegevensbestand), browserfavorieten, licentiecodes van software en bestanden van lokale programma’s, zoals een oudere boekhoudapplicatie.
4. Test de back-up: open een paar bestanden vanaf de back-up om te zien of ze werken.

Start de computer niet meer op, dan kan de reparateur soms de gegevens van de schijf halen. Vraag vooraf wat dat kost, en noem het expliciet als je die gegevens nodig hebt.

Tip: Werk je met een online boekhoudprogramma, CRM of andere SaaS-software, dan staan die gegevens bij de leverancier en niet op je laptop. Je kunt dan op een ander apparaat gewoon doorwerken terwijl je computer weg is.

Stap 2: BitLocker en herstelsleutels

Veel moderne Windows-laptops hebben de schijf standaard versleuteld, via BitLocker (Windows Pro) of via apparaatversleuteling (ook op Windows Home). Dat is goed voor je veiligheid, want een dief kan niet bij je bestanden. Maar het kan problemen opleveren bij een reparatie. Na het vervangen van een onderdeel of het wijzigen van instellingen vraagt Windows soms om de herstelsleutel. Zonder die sleutel kan niemand meer bij je gegevens, ook de reparateur niet.

• Zoek vooraf je herstelsleutel op. Is je computer gekoppeld aan een Microsoft-account, dan vind je de sleutel meestal in dat account, onder je apparaten.
• Op een zakelijk beheerde laptop beheert je IT-afdeling of IT-partner de herstelsleutels vaak centraal. Vraag hen vooraf.
• Bewaar de sleutel op een veilige plek, niet op een briefje op de laptop zelf.
• Op een Mac met FileVault geldt iets vergelijkbaars. Controleer ook of Zoek mijn moet worden uitgezet; vraag de reparateur wat nodig is.

Geef de herstelsleutel alleen als de reparateur hem echt nodig heeft, en verander je inloggegevens na de reparatie als je twijfelt.

Stap 3: bescherm je privacy

Een reparateur heeft voor veel reparaties toegang nodig tot je computer, bijvoorbeeld om te testen of alles weer werkt. Dat betekent niet dat hij bij al je persoonlijke en zakelijke gegevens moet kunnen. Een paar maatregelen:

• Maak een apart gebruikersaccount zonder je eigen bestanden, met een tijdelijk wachtwoord. Daarmee kan de reparateur Windows testen. Verwijder het account na de reparatie.
• Geef je eigen wachtwoord niet zomaar af. Is het toch nodig, verander het dan direct na de reparatie.
• Log uit bij gevoelige diensten zoals internetbankieren, en zorg dat wachtwoorden niet onbeveiligd in je browser bereikbaar zijn.
• Verwijder of versleutel extra gevoelige bestanden die je niet nodig hebt op de computer, zoals kopieën van identiteitsbewijzen.
• Denk aan je klanten. Staan er persoonsgegevens van klanten of medewerkers op het apparaat, dan heb je onder de AVG de plicht die goed te beschermen. Kies een reparateur die je vertrouwt en vraag hoe hij met gegevens omgaat. Meer hierover in AVG en bedrijfssoftware.

Stap 4: wat neem je mee?

Haal juist wel weg: USB-sticks, geheugenkaarten en andere losse opslag die niet bij de reparatie hoort. Noteer het serienummer van het apparaat voor je eigen administratie.

Stap 5: leg de afspraken vast

De meeste misverstanden ontstaan doordat er niets op papier staat. Zorg dat je een werkbon of afgiftebewijs krijgt waarop het volgende staat:

• Je naam en contactgegevens en het apparaat met serienummer.
• De omschrijving van het defect zoals jij het hebt gemeld.
• De kosten van het onderzoek en of die worden verrekend met de reparatie.
• Een maximumbedrag waarboven de reparateur eerst contact met je opneemt.
• Wat er met je gegevens mag gebeuren: behouden, back-up laten maken, of mag de schijf gewist worden?
• De verwachte doorlooptijd.
• Wat er gebeurt met vervangen onderdelen, bijvoorbeeld een oude schijf met jouw gegevens.
• De garantie op de reparatie.

Vraag bij een vervangen schijf of je de oude terugkrijgt, of dat de reparateur hem aantoonbaar vernietigt. Op die schijf staan immers jouw gegevens.

Zakelijke laptop: regel ook dit

Gebruik je de computer voor je bedrijf, dan is een paar dagen zonder apparaat meer dan een ongemak. Denk daarom vooraf na over de continuïteit:

• Werkplek tijdens de reparatie: kun je tijdelijk op een ander apparaat werken? Vraag de winkel of er een leenlaptop beschikbaar is.
• Toegang tot je software: controleer of je bij je online boekhoudprogramma, mail en cloudopslag kunt inloggen op een ander apparaat, inclusief tweestapsverificatie. Staat je authenticatie-app alleen op de laptop, regel dan eerst een alternatief.
• IT-beheer: wordt de laptop beheerd door een IT-partner, stem de reparatie dan met hen af. Zij hebben vaak de herstelsleutels, licenties en beveiligingsinstellingen.
• Collega’s en klanten: laat weten dat je tijdelijk minder bereikbaar bent als dat speelt.

Zo voorkom je dat een simpele reparatie je werk dagen stillegt.

Na de reparatie

Controleer bij het ophalen of het probleem is opgelost en of je bestanden er nog zijn. Verwijder het tijdelijke account, verander wachtwoorden die je hebt afgegeven en controleer of je beveiligingssoftware weer actief is. Laat je de reparatie bij een winkel in de buurt doen, dan vind je er een via ons overzicht van computerwinkels per stad en provincie. Twijfel je nog of reparatie zin heeft, gebruik dan eerst de beslishulp repareren of vervangen.

Veelgestelde vragen