Bewaarplicht administratie: wat bewaar je, hoe lang en digitaal?

In het kort: Je moet je administratie in principe zeven jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de gegevens volledig, leesbaar en binnen redelijke tijd controleerbaar blijven. Stop je met een boekhoudpakket, dan exporteer je eerst alles: de bewaarplicht loopt gewoon door.

Iedere ondernemer met een bedrijf in Nederland heeft een bewaarplicht. Die komt uit de belastingwetgeving en uit het Burgerlijk Wetboek. In de praktijk gaat het vaak mis bij de details: welke stukken horen erbij, mag je die papieren bon weggooien na het scannen, en wat als je boekhoudpakket ermee stopt? Hieronder lees je hoe het zit. Voor bijzondere situaties verwijzen we naar de Belastingdienst en je boekhouder.

Hoe lang moet je je administratie bewaren?

De termijn van zeven jaar gaat in vanaf het moment dat de gegevens niet meer actueel zijn, in de praktijk meestal na afloop van het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Lopen er nog bezwaar- of beroepsprocedures, of een controle, dan bewaar je de betreffende stukken tot die zijn afgerond.

De langere termijn voor onroerende zaken hangt samen met de btw-regels voor panden. Heb je een bedrijfspand gekocht of verbouwd, bewaar die stukken dan apart en markeer ze zodat je ze niet na zeven jaar weggooit.

Wat valt onder de bewaarplicht?

Kort gezegd: alles wat nodig is om je belastingaangiftes te kunnen controleren. De Belastingdienst noemt een aantal basisgegevens die je altijd volledig moet bewaren:

• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• De loonadministratie

Daarnaast horen er veel andere stukken bij, zoals:

• verkoop- en inkoopfacturen, kassabonnen en creditnota’s;
• bankafschriften en kasadministratie;
• contracten, offertes en opdrachtbevestigingen;
• btw-aangiftes en de onderliggende berekeningen;
• uren- en kilometerregistraties die je gebruikt voor je aangifte;
• de jaarrekening: balans en winst-en-verliesrekening.

Voor andere gegevens dan de basisgegevens kun je in sommige gevallen met de Belastingdienst afspreken dat je ze korter of in een andere vorm bewaart. Doe dat alleen in overleg, niet op eigen houtje.

Digitaal bewaren: wat mag wel en niet?

Je mag je administratie digitaal bewaren. Wat digitaal is ontstaan, bewaar je ook digitaal, in een vorm waarin het controleerbaar blijft. Een export als pdf van een digitale boekhouding is daarom niet altijd genoeg: de Belastingdienst moet je gegevens binnen redelijke tijd kunnen controleren.

De voorwaarden

• Volledig: er ontbreekt niets en de samenhang tussen gegevens blijft intact. Een boeking moet terug te leiden zijn naar de bon of factuur.
• Leesbaar: je moet de bestanden over zeven jaar nog kunnen openen. Kies daarom gangbare formaten.
• Controleerbaar binnen redelijke tijd: bij een controle moet je de gevraagde gegevens snel kunnen tonen.
• Betrouwbaar: bestanden mogen niet ongemerkt gewijzigd kunnen worden. Een boekhoudpakket met een vastgelegde historie helpt daarbij.

Papier omzetten naar digitaal (conversie)

Je mag papieren stukken, zoals bonnetjes en inkoopfacturen, scannen of fotograferen en daarna digitaal bewaren. Dat heet conversie. Voorwaarde is dat de digitale versie volledig en goed leesbaar is en dat je kunt laten zien hoe je dat proces hebt ingericht. Een uitzondering die de Belastingdienst noemt: de balans en de staat van baten en lasten moet je in de oorspronkelijke vorm bewaren. Controleer bij twijfel de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst.

Tip: Scan of fotografeer een bon meteen bij ontvangst en upload hem in je boekhoudprogramma. Thermisch papier van kassabonnen vervaagt vaak al binnen een paar jaar, waardoor het origineel na verloop van tijd onleesbaar wordt.

Zo richt je je digitale archief in

1. Kies één vaste plek voor elk soort stuk. Bonnen en facturen in het boekhoudprogramma, contracten in een gedeelde map, enzovoort.
2. Gebruik een vaste mapstructuur per jaar. Bijvoorbeeld per boekjaar een map met submappen voor verkoop, inkoop, bank, btw en jaarstukken.
3. Maak na elke btw-aangifte een export. Een auditfile (XAF) en een pdf van de aangifte, opgeslagen in de jaarmap.
4. Zorg voor een tweede kopie. Een back-up op een andere locatie of bij een andere clouddienst beschermt je tegen storingen, ransomware en een opgezegd account.
5. Kies duurzame bestandsformaten. Pdf voor documenten, gangbare formaten zoals CSV of XLSX voor spreadsheets, en de auditfile voor je boekhouding.
6. Noteer wanneer je iets mag vernietigen. Zet bij elke jaarmap het jaar waarin de bewaartermijn afloopt, en bij panddossiers de langere termijn.
7. Let op de AVG. In je administratie staan persoonsgegevens. Bewaar die niet langer dan nodig en beveilig ze goed.

Wat als je stopt met je boekhoudpakket?

Dit is het moment waarop het vaak misgaat. Je zegt je abonnement op, en een paar maanden later is je account verwijderd, inclusief alle boekingen en geüploade bonnen. De bewaarplicht ligt bij jou, niet bij de softwareleverancier.

Doe daarom vóór het opzeggen het volgende:

• Exporteer per boekjaar een auditfile en een grootboek- of saldibalansoverzicht.
• Download al je verkoopfacturen als pdf.
• Download alle geüploade bonnen en inkoopfacturen, inclusief de koppeling naar de boeking als dat kan.
• Bewaar de btw-aangiftes en eventuele IB-overzichten.
• Vraag bij de leverancier na of er een alleen-lezen-archief mogelijk is en hoe lang je na opzegging nog toegang hebt.
• Controleer of je de exportbestanden echt kunt openen voordat je het account laat verwijderen.

Stap je over naar een ander pakket, volg dan ons stappenplan voor overstappen naar een ander boekhoudprogramma. Kies je een nieuw pakket, let dan bij de selectie op de exportmogelijkheden. Op onze vergelijkingspagina voor boekhoudsoftware zie je welke pakketten er zijn. Ook bij een gratis boekhoudprogramma is dit een belangrijk aandachtspunt, omdat een volledige export daar niet altijd in zit.

Bijzondere situaties

Je stopt met je bedrijf

Ook na het stoppen van je onderneming blijft de bewaarplicht gelden. Bewaar je administratie dus nog de volledige termijn, ook als je geen boekhoudpakket meer hebt.

Je besteedt je administratie uit

Werkt je boekhouder in zijn eigen systeem, dan blijf jij verantwoordelijk. Spreek af dat je jaarlijks een export krijgt of dat de boekhouder de gegevens voor je bewaart, en leg dat vast.

Personeelsgegevens

Voor de loonadministratie gelden fiscale bewaarregels, en daarnaast regels uit de AVG voor gegevens in personeelsdossiers. Die termijnen kunnen verschillen. Een HRM-systeem kan helpen om dossiers gestructureerd te bewaren en tijdig op te schonen. Vraag bij twijfel je salarisverwerker of boekhouder welke termijn voor welk stuk geldt.

Veelgestelde vragen